IT-решение для ивент-бизнеса собрали поверх того, что уже работало: Google Sheets остались основой, мобильное приложение добавило съёмку по позициям, валидатор избавил от битых ячеек, генератор закрыл сборку DOCX.
Как жила отчётность до автоматизации
Фотодокументирование целиком зависело от Google Sheets и человеческого фактора. Проблемы копились годами:
- фотографы снимали без чёткой привязки к смете;
- менеджеры вручную обрабатывали более 20 листов, вычёркивая позиции наугад;
- тысячи фотографий разбирались вручную через Telegram;
- к завершению проекта накапливалось более 5000 снимков, до половины из них — дубли;
- строки за отдельные дни оставались незаполненными.
Обнаружив пропуски, заказчик исключал эти позиции из оплаты. Передача проекта другому менеджеру не работала: вся информация хранилась в голове одного специалиста.
Новая система
Поверх привычных таблиц внедрили решение для автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение, модерация, готовый документ DOCX по шаблону заказчика.
Процесс перестал зависеть от ручного труда:
- фотограф открывает карточку позиции, день и блок в ней уже выбраны;
- в карточке видны название позиции, блок сметы, контакты ответственного и образец при необходимости;
- снятый кадр автоматически попадает в структуру сметы;
- дубли и брак отсеиваются на модерации;
- общий чат для разбора фотографий стал не нужен.
Результаты
Цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов. Разбор фотографий ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо 320. Правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт формируется сразу в формате приёмки с указанием позиции, времени, места и даты.
Дополнительные возможности
- два слота на позицию сметы — для строк, которым нужны два кадра;
- контроль прорабов и бригад через автоматическое формирование задач со сроками исправления;
- быстрый ввод новых сотрудников: около часа вместо нескольких недель;
- выгрузка отчёта с фильтром по позиции и дню.
Суммарная экономия по итогам цикла составила 576 человекочасов.
Об авторе
Автор решения — Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час. Раньше на это требовались недели работы с архивами и распечатками.